La matriz de administración del tiempo: aprovechar al máximo su tiempo

Los planes no son nada; la planificación lo es todo '. - Presidente Dwight D. Eisenhower

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Tienes 24 horas al día, y los expertos te dicen que debes pasar 8 de ellas durmiendo. Eso deja 16 horas completas para hacer todo lo que debe hacerse. Entonces, ¿por qué siempre parece que NUNCA hay suficientes horas en un día? La respuesta a ese dilema radica en cómo administra su tiempo. Una estrategia probada y simple que puede emplear es la matriz de administración del tiempo. Está diseñado para ayudarlo a priorizar sus responsabilidades para que pueda superarlas con el menor estrés posible.

Sin embargo, la matriz de gestión del tiempo no es un botón mágico. No agregará más horas a su día, ni le dará una velocidad sobrehumana para completar sus trabajos con tiempo de sobra. Tampoco pondrá a todos los demás en trance mientras te tomas tu tiempo trabajando en tus tareas sin distracciones, ¡no es ESE tipo de matriz! Lo bueno de esto es que puede funcionar para cualquier persona, pero hay ciertas actitudes y habilidades que deberá desarrollar para asegurarse de que funcione para usted.

Empezaremos explicando cómo funciona la matriz en sí y su conexión con el 34º presidente de Estados Unidos. Seguiremos destacando los beneficios de la matriz y brindándole algunos consejos útiles sobre cómo hacer el mejor uso de la matriz para completar su lista de tareas pendientes.

¿Qué es la matriz de gestión del tiempo?

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La matriz de gestión del tiempo a menudo se denomina 'Matriz de Eisenhower', 'Caja de Eisenhower' o 'Matriz de decisiones de Eisenhower'. Eso es porque al presidente Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) se le atribuye la creación y se dice que lo utilizó durante su presidencia. Otro nombre que a menudo se asocia con la popularización de la matriz es Stephen Covey (1932-2012). Fue un educador, autor y hombre de negocios que inspiró a otros con sus ideas sobre efectividad y liderazgo. Covey analiza la utilidad de la matriz de Eisenhower en su libro 'Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas'.

La matriz de Eisenhower es un cuadrado dividido en cuatro cuadrantes o cuadrados más pequeños (dos en la parte superior y dos en la parte inferior). Utiliza cuatro etiquetas: Importante, No importante, Urgente y No urgente. Las etiquetas superpuestas para cada cuadrante dan como resultado la siguiente disposición.

• Cuadrante uno (arriba a la izquierda): importante y urgente
• Cuadrante dos (arriba a la derecha): importante pero no urgente
• Cuadrante tres (abajo a la izquierda): urgente pero no importante
• Cuadrante cuatro (abajo a la derecha): ni urgente ni importante

A menudo confundimos lo que se entiende por 'importante' y 'urgente', pensando que son lo mismo. Sin embargo, la matriz de gestión del tiempo hace que sea necesario comprender la diferencia entre ellos. Esas dos palabras son responsables de llevar la matriz más allá de ser un simple cuadro de administración del tiempo en el que simplemente enumera las actividades que desea cubrir en un período establecido.

Importante: Estos elementos son esenciales para lograr un objetivo establecido. Los ve como muy importantes, ya sea personalmente o para alguien que le importa.

Urgente:Estos elementos deben hacerse de inmediato, generalmente porque retrasarlos tendrá repercusiones instantáneas en otros elementos o áreas de su vida.

Usted completa la matriz agregando cada una de sus tareas a un cuadrante basado en la combinación de etiquetas que MEJOR encaja. Puede ver de inmediato cómo la matriz de administración del tiempo lo obliga a hacer un balance, no solo de todas las cosas que tiene que hacer, sino también de cómo las ve, con respecto a la relevancia y la demanda de su tiempo.

Cuadrante uno: importante y urgente

Este segmento de la Matriz de Eisenhower contiene las tareas a las que le ha dado mayor prioridad. Estos trabajos son los que no se pueden posponer para más adelante y deben ser atendidos de inmediato. Los elementos aquí podrían incluir una fecha límite que se acerca rápidamente para un cliente o su jefe. Otros pueden ser:

• Una emergencia medica
• Una crisis familiar
• Preparativos de última hora para un evento

Estas responsabilidades tienden a ser las que no puede delegar en nadie más y debe ocuparse de usted mismo. Incluso si puede delegarlos, tendrá que supervisar los detalles de su finalización personalmente.

En un mundo ideal, donde está constantemente actualizado con sus tareas y nunca hay emergencias, ¡el cuadrante uno estaría vacío! Sin embargo, todos sabemos que ese nunca es el caso. Entonces, prácticamente, los elementos del cuadrante uno no deberían ser más que un puñado. Para mantener el cuadrante uno al mínimo, trabaje de manera constante en las cosas del cuadrante dos. Al hacerlo, será menos estresante para usted si tiene que ajustar la matriz y cambiar las cosas porque surge algo que tiene prioridad sobre todo lo demás.

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Además, demasiados elementos en el primer segmento de su matriz de administración del tiempo podrían ser una indicación de que tiene demasiado en su plato o que ha mordido más de lo que puede masticar. Tómese un momento para revisar objetivamente cada una de las entradas del cuadrante uno. Es posible que algunos de ellos deban estar en el Cuadrante Dos o en el Cuadrante Tres, no tan importantes o urgentes como pensaba originalmente.

Si su cuadrante uno siempre está desbordado, es posible que deba dejar algunas de sus responsabilidades para asegurarse de que su salud y cordura no se vean erosionadas por la montaña de cosas urgentes e importantes que tiene que hacer.

Cuadrante dos: importante pero no urgente

Aquí colocará los elementos que son importantes a mediano y largo plazo, cosas que puede optar por abordar poco a poco. El cuadrante dos demuestra ser muy útil cuando se trata de elaborar estrategias o planificar el futuro. Estos trabajos merecen una parte justa de su atención (es decir, después de todo, ¡por qué los está etiquetando como importantes!) Su finalización, sin embargo, no es un asunto de gran urgencia. En última instancia, su objetivo es que la mayor parte de sus tareas caigan en el cuadrante dos.

Este segmento de su matriz de administración del tiempo podría reservarse para actividades que contribuyen a su bienestar general: su salud física, mental y emocional. Cosas como hacer ejercicio, programar vacaciones o pasar tiempo de calidad con familiares y amigos. Otros posibles elementos del cuadrante dos incluyen:

• Cursos de formación
• Desarrollo profesional
• Preparándose para un evento
• Mantenerse al tanto de las noticias
• Tiempo dedicado a la planificación

Siempre que sea posible, delegar responsabilidades y hacer uso del trabajo en equipo son dos formas muy buenas de abordar los puntos del cuadrante dos. También es importante dedicar tiempo a las actividades del cuadrante dos, aunque no sean de la máxima urgencia. Si adquiere el hábito de posponerlos, existe un riesgo muy real de que estos elementos se transfieran a su cuadrante uno y lo estresen.

Un ejemplo rápido es siempre retrasar el desarrollo profesional hasta que de repente se da cuenta de que su trabajo ahora está en juego porque no pudo actualizar sus calificaciones y mantenerse actualizado con los desarrollos en su área de especialización. Los cursos intensivos, las soluciones rápidas y tener que convencer a su jefe de que, de hecho, considera que el desarrollo profesional es importante y se esforzará por mejorar, solo aumentará el estrés.

Cuadrante tres: urgente pero no importante

Los elementos del cuadrante tres generalmente se ven como distracciones o interrupciones que le impiden completar los trabajos en los cuadrantes uno y dos. Aparecen con una sensación de urgencia, como el timbre de su teléfono, pero no son necesariamente importantes. Las entradas del cuadrante tres incluirán:

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• Algunas reuniones
• Algunas llamadas telefónicas
• Algunos correos electrónicos

Completar el cuadrante tres tiende a ser complicado y se reduce a su comprensión de lo que es importante frente a lo que es urgente.

Un buen ejemplo de lo que sucede aquí es la tercera reunión de departamento de 3 horas del mes en la que sabe que se repetirán los mismos problemas que antes. Una vez que haya terminado, todos volverán a la normalidad. No considera que la reunión sea importante, pero su jefe sí que sí, por lo que su presencia es una cuestión de urgencia, no puede posponerla.

En lo que respecta a los elementos del cuadrante tres, delegue la mayor cantidad posible de ellos. Es posible que aún tenga que verificar el progreso de cualquier elemento que haya delegado para asegurarse de que se haga de manera eficiente y efectiva. De lo contrario, podría recurrir a usted con mayor urgencia de lo que originalmente pidió.

Además, las responsabilidades que delegue no tienen que ser a una persona real. Por ejemplo, puede confiar en el correo de voz para atender algunas de sus llamadas telefónicas mientras atiende los problemas importantes de los Cuadrantes Uno y Dos. Más tarde, cuando no esté tan ocupado, puede revisar los mensajes para averiguar de qué se tratan y tratar cada uno según sea necesario, tal vez devolviendo la llamada.

Cuadrante cuatro: ni urgente ni importante

Si llena diligentemente los primeros tres cuadrantes de su Matriz de Eisenhower, entonces puede sorprenderse gratamente por la cantidad de cosas que termina relegando al Cuadrante Cuatro. Estos artículos son, en general, malos hábitos improductivos que no son importantes ni urgentes. Tienden a abarrotar su día y no hacen nada más que obstaculizar su realización de tareas que son importantes, urgentes o ambas.

Cosas como revisar constantemente sus cuentas de redes sociales y:

• Viendo televisión durante horas y horas
• Navegar por la web sin rumbo fijo
• Conversaciones telefónicas que se centran en chismes

Estas pérdidas de tiempo a menudo se presentan bajo la apariencia de ser urgentes, por ejemplo, una alerta de mensaje en su teléfono, pero nunca son importantes. Colocarlos en el cuadrante cuatro de su matriz de administración del tiempo es el primer paso para deshacerse de ellos. Su tiempo puede emplearse mucho mejor en cosas de los otros tres cuadrantes, cosas que ha considerado que tienen cierta importancia o urgencia.

Por supuesto, encontrar tiempo para relajarse y descansar siempre es importante y, a veces, puede volverse urgente. Sin embargo, perseguir rutinariamente actividades triviales e improductivas es el tipo de cosas que debe tratar de eliminar de sus actividades diarias.

Uso eficaz de su matriz de gestión del tiempo

Hazlo regularmente

No existe una regla estricta sobre la frecuencia con la que debe escribir una matriz de administración del tiempo. Eso dependerá de sus circunstancias, carga de trabajo y la naturaleza de las tareas que debe completar. Algunas personas encuentran que revisar y actualizar la matriz semanalmente es práctico para ellos. Otros prefieren trabajar en él a diario, eliminando y agregando tareas según sea necesario. Cualquiera que sea el intervalo que elija, intente reservar un tiempo específico para trabajar en su matriz, ya que esto ayudará a garantizar que se realice.

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Escríbelo

Cuando se trata de planificar, siempre es un buen hábito anotar las cosas, ya sea con lápiz y papel o en su PC, tableta o teléfono. El mismo acto de escribir, junto con la matriz visual que crea, ayudan a desarrollar sus procesos de pensamiento a medida que clasifica las tareas en cuestión. Es una buena idea mantener su matriz de administración del tiempo en un lugar donde la verá a menudo: la pantalla de inicio de su computadora o una copia impresa en papel colocada estratégicamente funcionan bien.

La matriz de administración del tiempo está destinada a hacer más que ayudarlo a completar sus tareas. También es una forma de dar un paso atrás y poner un poco de perspectiva en la forma en que ve todas las cosas que desea hacer. Escribir físicamente la matriz te ayuda a hacer eso.

Agregar detalles

Piense en los detalles que agrega a su matriz como el primer paso para abordar cada una de sus tareas: una especie de plan de ataque. A medida que coloca cada tarea en la Matriz de Eisenhower, puede aclarar sus declaraciones, agregar notas, dividir un trabajo grande en otros más pequeños y luego agregar tiempos de logro separados para esos.

Se Flexible

Su matriz de gestión del tiempo no es inamovible. Eventos inesperados que quizás sean importantes o urgentes pueden surgir en cualquier momento y hacer que sus planes cuidadosamente establecidos se salgan de la programación. Puede encontrar que los elementos cambian de lugar, saltando de un cuadrante al siguiente.

Por ejemplo, es posible que haya colocado un trabajo con una fecha límite lejana en el cuadrante dos (importante pero no urgente). Si las circunstancias lo llevan a no poder asistir a él en absoluto o tanto como le hubiera gustado, es posible que se dé cuenta de que la fecha límite se cierne repentinamente sobre su cabeza con una parte del trabajo aún incompleta. Eso significa que tendrá que pasar ese trabajo en particular al Cuadrante Uno (Importante y Urgente) para asegurarse de que se cumpla su fecha límite.

6 beneficios de utilizar la matriz de gestión del tiempo

1. Aprende a priorizar: La capacidad de reconocer aquellas cosas que son importantes y distinguirlas de las distracciones intrascendentes que te rodean es una habilidad invaluable. A medida que trabaja con la matriz de gestión del tiempo, encontrará que la priorización se vuelve más intuitiva. Es decir, puede evaluar rápidamente las tareas en cuestión con respecto a su relevancia y urgencia, y luego adaptar su enfoque para que se adapte a ellas.
2. Te vuelves más organizado:La Matriz de Eisenhower agrega orden a la forma en que aborda sus responsabilidades. Entonces, en lugar de trabajar al azar, sabe qué trabajos deben hacerse primero y cuáles puede distribuir durante un período.
3. Aprendes a dejar ir:No son solo las distracciones de las que aprende a dejar de lado mientras confía en su matriz de administración del tiempo para guiarlo en el cumplimiento de sus tareas. También aprende a darse cuenta de cuándo no puede asumir más responsabilidades y cuándo es el momento de pasar algunas de sus tareas a otros.
4. Aprende autodisciplina:La autodisciplina consiste en tomar conscientemente el control de su comportamiento. Implica estar más centrado en las acciones positivas a medida que abandona las negativas. Este rasgo surge naturalmente de los primeros tres beneficios de la matriz: priorizar, organizar y evitar distracciones.
5. Logra más:Al ser más organizado y evitar las actividades que hacen perder el tiempo, pasa más tiempo en lo que importa, trabajando en su lista de tareas pendientes a un ritmo mucho más rápido. ¡Esas 16 horas de tu día de repente no parecen tan cortas!
6. Estás menos estresado:Muy a menudo, gran parte del estrés que experimentamos proviene de tener demasiado que hacer a la vez y sentir que no podemos dedicar el tiempo suficiente a cada actividad. Con la matriz de administración del tiempo, comienza a mantenerse al día con sus tareas y cumplir con los plazos, eliminando así una gran parte de su estrés.

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Algunas personas pueden implementar diligentemente una hoja de trabajo de gestión del tiempo, como la matriz, por su cuenta. Para otros, sin embargo, un pequeño consejo y orientación de un profesional capacitado es el catalizador perfecto para comenzar. ¿Tiene problemas con la procrastinación crónica, está persistentemente mal organizado o continuamente distraído por las cosas que 'no son importantes ni urgentes' en la vida? Cuanto antes solicite ayuda, antes podrá comenzar a ver la diferencia que la matriz de administración del tiempo puede hacer para usted.

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