Las 13 estrategias de gestión del tiempo más exitosas

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La mayoría de nosotros estamos de acuerdo en que no parece haber suficientes horas en el día. No importa cuál sea su ocupación, casi todo el mundo tiene problemas para hacer todo.



Pero a menudo el problema no es que no haya suficientes horas para hacer todo, sino que el tiempo no se administra de manera inteligente. La procrastinación, las listas de tareas pendientes ineficaces, la desorganización y las distracciones constantes juegan un papel en el motivo por el cual no logramos las cosas.

Para completar mejor sus listas de tareas pendientes cada día, es una buena idea implementar estrategias de administración del tiempo que lo ayudarán a administrar su tiempo de manera más inteligente. La implementación de estas estrategias lo ayudará a encontrar formas de hacer más cosas en menos tiempo, lo que lo liberará para actividades divertidas y atractivas cuando termine el trabajo.



Las personas exitosas emplean estas estrategias. Algunas de las estrategias son hábitos que requieren tiempo para desarrollarse. Pero si perseveras, encontrarás que tienes más que suficientes horas en el día para lograr lo que te gustaría.

Rutinización

Podría decirse que las enfermeras son uno de los profesionales más eficaces en el uso inteligente del tiempo. Como tal, las enfermeras realizaron un estudio en referencia a las estrategias de gestión del tiempo que utilizan para cuidar a todos sus pacientes. El estudio encontró que la técnica de gestión del tiempo número uno que utilizaron con éxito es la rutinización.



Todos pueden aprender de este estudio. Tener una rutina hace que las tareas sean casi automatizadas. Cuando realiza las mismas tareas todos los días a la misma hora, crea previsibilidad y organización en su horario. Puedes convertir casi cualquier cosa en una rutina. Puede tener una rutina para revisar el correo electrónico y los mensajes en momentos específicos durante el día o una rutina para realizar ciertos tipos de tareas en momentos específicos del día.

Priorización

El mismo estudio sobre enfermeras también encontró que la priorización es una estrategia de gestión del tiempo de vital importancia. Hacer primero las tareas más importantes o más difíciles hace que sea más probable que termines con todo lo de tu lista.



Cuando aborda primero las tareas importantes y difíciles, le permite concentrarse en esas tareas por completo para terminarlas. Entonces, todo lo que te queda son pequeñas tareas que pueden eliminarse fácilmente una tras otra. Esta es una forma mucho más eficaz de utilizar su tiempo que realizar tareas de manera desorganizada.

Reasignación del tiempo personal

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Se realizó otro estudio para examinar cómo los trabajadores a domicilio utilizan su tiempo. Esta es una distinción importante porque los trabajadores a domicilio están equilibrando la vida familiar y laboral en el mismo entorno durante el mismo período de tiempo. Las estrategias de gestión del tiempo que utilizan pueden enseñarnos cómo hacer un mejor uso de nuestro tiempo incluso en medio de distracciones.



El estudio encontró que la estrategia de gestión del tiempo número uno utilizada por los trabajadores a domicilio exitosos era una reasignación del tiempo personal. Esencialmente, debe asignar tiempo personal a lo largo del día y programarlo en su rutina diaria. Tener tiempo personal durante el día lo mantiene enfocado y encaminado para completar otras tareas a tiempo.

Listas de tareas efectivas

Las listas de tareas pendientes efectivas son extremadamente importantes para la gestión del tiempo. No es suficiente simplemente hacer una lista de las tareas que necesita completar. Si enumera todas las tareas imaginables en la lista, se volverá desorganizada y abrumadora. En su lugar, utilice varias listas y organícelas.

Cree una lista cada mañana de las tareas que debe completar durante el día. No incluya pequeñas tareas de rutina, ya que deben tenerse en cuenta en su estrategia de rutinización. También puede crear una lista separada de tareas que deben realizarse a largo plazo o un poco cada día que no forman parte de su rutina normal. Priorice la lista para que las tareas más importantes y difíciles estén en la parte superior.

Minimiza las distracciones

Minimizar las distracciones es una de las estrategias de gestión del tiempo más importantes y fáciles. Las distracciones son una gran pérdida de tiempo. Algunas de las distracciones más comunes son el correo electrónico, las redes sociales, las llamadas telefónicas y otras notificaciones tecnológicas.

Lo mejor que puede hacer para minimizar las distracciones es poner su teléfono en silencio y apagar todas las notificaciones en su teléfono, tableta y computadora mientras está trabajando en una tarea. Es muy fácil eliminar estas distracciones y encontrará que completa las tareas mucho más rápido.

Elimina la multitarea

Muchas personas piensan que están logrando más cosas cuando realizan múltiples tareas, pero el hecho es que la verdadera multitarea es imposible para la mente humana. Su mente necesita un tiempo para relajarse y descansar cada vez que inicia o detiene una tarea. Cuando estás constantemente rebotando entre múltiples tareas, tu mente pasa mucho tiempo tratando de adaptarse.

En lugar de realizar múltiples tareas, aborde su lista de tareas un elemento a la vez. Centrar toda su atención en esa única tarea le permitirá completarla y avanzar mucho más rápidamente. Descubrirá que logra mucho más en menos tiempo al eliminar la multitarea.

Hacer uso de la tecnología

Utilice la tecnología para mantenerse organizado y concentrado. Hay un montón de aplicaciones diferentes, ya sea para descargar o usar en línea, incluidas aplicaciones para su teléfono inteligente o tableta. Estas aplicaciones están diseñadas para la gestión del tiempo. Te ayudan a crear y administrar listas de tareas pendientes eficaces y te ayudan a priorizarlas.

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Organícese y manténgase organizado

Si está desorganizado, perderá mucho tiempo tratando de prepararse para realizar una tarea. Cuando está completamente organizado, sabe dónde está todo lo que necesita. Tiene las cosas que necesita para las tareas más importantes o rutinarias al alcance de su mano.

Cuando te organizas y te mantienes organizado, eliminas el tiempo tratando de encontrar lo que estás buscando o ubicando las cosas para poder comenzar una tarea. Hay muchos métodos diferentes de organización. Elija un método que funcione mejor para usted. No importa si es adecuado para otra persona siempre que funcione para usted.

Delegación

Una de las cosas más difíciles de aceptar cuando estás tratando de hacer todo lo que está en tu lista de tareas pendientes es que a veces una persona simplemente no puede hacerlo todo. Y, lo más probable es que haya bastantes tareas en su lista de tareas pendientes que no tiene que hacer personalmente siempre que se hagan.

Delegar es una maravillosa estrategia de administración del tiempo que puede ser utilizada por casi cualquier persona, incluso si no está en la administración. Si trabaja en un entorno de equipo y nota que alguien tiene tiempo que usted no tiene, pídales que se quiten un par de tareas más pequeñas de su plato. También puede liberar tiempo personal delegando pequeñas tareas a los otros miembros de su familia o hijos.

El establecimiento de metas

El establecimiento de objetivos es extremadamente importante en la gestión del tiempo. Cuando tiene una lista de tareas para completar sin un objetivo claro, se vuelve difícil priorizar y trabajar de manera eficiente a través de la lista. También es difícil asegurarse de recordar todo lo que debe hacerse si no tiene un objetivo claro.

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Recuerde que las metas deben ser INTELIGENTES:SespecíficoMETROfacilitableAmantenibleRrealista yTime sensible. Debes tener metas para proyectos más grandes, pero también para cada día, semana o mes. Cuantos más objetivos claros tenga, mejor podrá administrar su tiempo y sus listas de tareas.

Programación diaria y semanal

No tenga miedo de usar sus calendarios diarios y semanales para programar su tiempo. Especialmente cuando comienza a tratar de manejar las estrategias de administración del tiempo, puede ser útil programar cada parte de su día. A medida que mejore con la administración del tiempo, es posible que pueda comenzar a incluir solo reuniones o llamadas importantes en su calendario.

Analiza cómo pasas el tiempo

Es muy importante cuando empiece a implementar estrategias de administración del tiempo que analice cómo está gastando su tiempo. Toma nota conscientemente de cómo gastas tu tiempo a lo largo del día en un día típico. ¿Te estás distrayendo? ¿Qué le impide hacer las cosas? Mire de cerca sus hábitos y vea qué necesita eliminarse o mejorarse.

Obteniendo ayuda

Cuando analizas cómo gastas tu tiempo, es posible que descubras que estás perdiendo tiempo en cosas que aparentemente escapan a tu control. Es posible que se sienta paralizado por la ansiedad, sin hacer nada durante períodos prolongados. O es posible que no pueda enfocar su atención durante un período de tiempo.

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Cualquier cosa como esta puede sugerir que se necesita ayuda profesional. Si tiene problemas graves para concentrarse o concentrarse, considere buscar la ayuda de un profesional de salud mental con licencia. Un terapeuta puede ayudarlo a identificar los problemas y enseñarle cómo enfrentarlos.